Reduzca la frustración con su agenda: 4 consejos para encontrar información rápidamente

[TRANSCRIPCIÓN DEL VIDEO]

Hola amigos, espero que les vaya bien. En lo que respecta a las agendas, la frustración surge cuando no se encuentra la información que se necesita en ellas. Si alguna vez hojeaste tu agenda buscando información y no la encontraste, este video es para ti. Te daré cuatro consejos sobre cómo reducir la frustración y cómo encontrar información rápidamente en tu agenda.

Si eres nuevo aquí Hola, mi nombre es Tonya y hago videos sobre planificación funcional. Si sentirte organizado y productivo es algo que te interesa, no olvides darle Me gusta y suscribirte.

Tenemos una gran comunidad aquí en la que dejamos comentarios debajo de estos videos para hablar sobre temas relacionados con la planificación y responder las preguntas de los demás. La carpeta que muestro aquí se llama Tiffany; es una hermosa carpeta con diseño de cocodrilo.

Tiene un cierre de correa como puedes ver aquí y está muy bien construida. Déjame mostrarte esto de cerca. Las costuras, todo, la calidad es de primera en esta carpeta.

Este es el lomo y esta es la parte posterior de la carpeta. Tiene un bolsillo deslizante aquí donde puedes colocar calcomanías u hojas de papel en su hermoso material de relleno.

Esta carpeta tiene la tensión justa para mantenerla cerrada cuando lo desees y para abrirla fácilmente cuando lo desees. Esta carpeta tiene un montón de organización y uno de los aspectos más destacados de esta carpeta entre muchos es que viene con este hermoso divisor de hojas que tiene un hermoso material de cocodrilo que combina con la carpeta y ranuras para tarjetas en el otro lado.

Además de un pasador, esta carpeta tiene un bolsillo con cremallera, un lugar donde puedes colocar documentos y otra área donde puedes colocar documentos. En la parte posterior de la carpeta tenemos una ranura aquí, otra ranura aquí y dos ranuras aquí. Esta carpeta es del tamaño clásico y tiene siete anillos, por lo que se adapta al inserto de agenda Franklin.

Esta es una carpeta de Tonya Plans que se vende en Tonyaplans.com. Te dejaré el enlace en el área de descripción debajo de este video. Esta carpeta también viene en un tamaño más pequeño y compacto. Puedes ahorrar dinero con el código de promoción de descuento TONYAPLANS10.

CONSEJO 1

El consejo número uno para no sentirse frustrado con su carpeta es desarrollar un sistema sencillo y fácil de usar para saber dónde va a colocar cada cosa. Creo que uno de los mayores desafíos de las agendas de papel modernas como la nuestra es combinar el uso de la tecnología con las agendas de papel.

Un problema que solía tener era cuando tenía información en mi calendario de Microsoft Outlook y esa información no coincidía ni se sincronizaba con la información que tenía en mi agenda de papel.

Entonces ahora lo que hago es cuando me envían una invitación para asistir a una reunión, miro la invitación antes de presionar el botón Aceptar, porque cuando presionas el botón Aceptar en Microsoft Outlook, lo guarda en tu calendario.

Antes de presionar ese botón, saco mi agenda y anoto la cita. Después de escribir la cita, presiono el botón Aceptar y se agrega a mi calendario de Outlook.

De esta manera, tengo la cita en mi calendario de Outlook y aparecerá un recordatorio y una notificación emergente en mi computadora o en mi teléfono. Y también tendré un registro de esa reunión en mi agenda.

Este es un ejemplo de un sistema pequeño, simple y fácil que desarrollé para asegurarme de mantener mis calendarios digitales y mis agendas de papel sincronizados.

Eso es algo que también puedes hacer: pensar dónde están las frustraciones con tu planificador y asegurarte de implementar sistemas simples y fáciles para ayudar a reducir esa frustración.

CONSEJO 2

El segundo consejo que tengo para reducir la frustración en tu agenda es recuperar información usando tu índice mensual. ¿Alguna vez has hojeado un montón de páginas de tu agenda buscando algo que sabías que habías anotado?

Esto es especialmente frustrante si utilizas una agenda diaria. Aquí tienes un ejemplo de agenda diaria. Este es un día en una página. Por lo tanto, este es un día completo. Y este es un día completo. Tienes una lista de tareas diarias priorizadas en esta página, tienes un calendario de citas y tienes una sección para notas.

Por eso, cuando tienes una agenda diaria como esta y tus notas se pueden distribuir en varias páginas, a veces es difícil encontrar la información que anotaste. Creo que, cuando usas una agenda diaria, resulta especialmente útil utilizar un índice mensual.

Un índice mensual es simplemente una tabla de contenidos para tu agenda. A medida que vayas avanzando en tus días y vayas escribiendo notas, si es algo que crees que podrías querer recuperar más tarde, simplemente vendrás aquí y pondrás la fecha en la que colocaste la nota, indicarás la fecha aquí y luego pondrás aquí la información.

Entonces, por ejemplo, en esta fecha, tengo una nota sobre una cita que tuve con el médico, así que simplemente puedo ir a ese día y saber que tengo notas sobre mi cita con el médico allí mismo.

Esto le ayudará a recuperar información rápidamente y le evitará tener que recorrer un montón de páginas del planificador; seguramente podrá acceder a sus índices mensuales y encontrar la información que está buscando.

El índice mensual de la agenda Franklin se encuentra en la parte delantera de cada pestaña mensual. Y, si es posible, debes intentar actualizarlo a medida que avanzas. Si lo olvidas o tienes prisa, cuando hagas tu planificación diaria o semanal, siempre puedes volver aquí y completar tu índice mensual un poco más tarde.

CONSEJO 3

El tercer consejo para recuperar información rápidamente en su planificador para reducir la frustración es recuperar información de los registros de información o de las secciones de pestañas en su planificador.

Así es como se ven los registros de información. Es simplemente un formulario en el que puedes colocar información en la parte superior, en la sección de encabezado, y luego escribir todas las notas relacionadas con un tema en particular en un solo lugar.

Entonces, por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto y sabes que tendrás varias notas relacionadas con ese proyecto, es posible que quieras utilizar un registro de información para que todas tus notas estén en un solo lugar.

Entonces, cuando use su registro de información, si comienza a escribir notas en las páginas de su agenda diaria, pero necesita más espacio para continuar escribiéndolas, puede usar el registro de información y simplemente colocar una fecha para hacer referencia a dónde están sus otras notas.

De esa manera, no tienes que volver a escribir la información que ya escribiste en las páginas de tu agenda diaria. Y luego, en el registro de información, toda la información relacionada con un tema determinado se encuentra en una o varias páginas de registro de información.

También puede utilizar secciones con pestañas en su agenda para clasificar la información. Por ejemplo, puede tomar todas sus notas de trabajo y colocarlas en una pestaña determinada en su agenda. De esta manera, cuando necesite consultar notas relacionadas con el trabajo o un tema determinado, podrá ir a esa sección.

O tal vez quieras asegurarte de mantener toda la información sobre tus finanzas y presupuesto en un solo lugar, puedes tener una sección de pestañas para eso también. Y puede facilitarte la recuperación de información, porque sabrás que toda la información relacionada con ese tema está en esa área de pestañas.

CONSEJO 4

Y un cuarto consejo para recuperar información rápidamente en tu agenda es usar el método de paréntesis. Digamos que tienes varias notas en las páginas de tu agenda diaria y que están relacionadas con diferentes temas. Lo que debes hacer es numerar esas notas.

Entonces, por ejemplo, si se trata de dos temas diferentes, este será el número uno y lo pondré entre paréntesis, y este sería el número dos y lo pondré entre paréntesis.

Entonces, simplemente numeras tus notas diarias sobre diferentes temas. Y luego, en tu índice mensual y entre paréntesis, puedo poner la nota a la que hace referencia, como si tuviera un uno y un paréntesis allí. Y luego, ese mismo día, puedo poner la fecha nuevamente y luego un dos para hacer referencia a la segunda nota.

Entonces, con el método de paréntesis, puedes hacer referencia a varias notas diferentes usando paréntesis para hacer referencia a las notas que corresponden a la misma fecha.

Básicamente, estos son los consejos que tengo para recuperar información rápidamente en su agenda. Una nota personal sobre algo que me frustra de mi sistema de planificación y que necesito mejorar: tengo mi sistema de planificación principal y, a veces, las empresas se ponen en contacto conmigo y me envían una agenda para que la revise.

Antes de analizarlo en este canal de YouTube, quiero probarlo. Cuando pruebe esa agenda, dejaré mi agenda principal, pasaré a esta nueva agenda, la probaré durante un par de semanas y luego volveré a mi agenda principal.

Entonces, si hago eso dos o tres veces, tengo mi información en dos o tres planificadores, así que cuando llega el momento de recuperar información, a veces está escrita en un planificador que solo uso durante un par de semanas y entonces miro un montón de planificadores y busco recuperar información y eso es frustrante para mí.

Entonces, una de las cosas que sé que necesito hacer mejor es asegurarme de que cuando uso temporalmente un nuevo planificador, me asegure de transferir la información nuevamente a mi planificador principal porque es realmente frustrante tratar de buscar información a través de varios planificadores diferentes.

¿Tienes algún consejo sobre cómo reducir la frustración con tu agenda? Me encanta hablar con ustedes sobre agendas. No dudes en dejar un comentario debajo de este video.

No olvides darle "Me gusta" a este video. Soy Tonya y te ayudo a sentirte más organizado para que este sea tu mejor año.

Cuidarse.