Réduisez la frustration avec votre agenda – 4 conseils pour trouver rapidement des informations

[TRANSCRIPTION VIDÉO]

Bonjour mes amis. J'espère que vous allez bien. En ce qui concerne les agendas, la frustration survient lorsque vous ne parvenez pas à trouver les informations dont vous avez besoin dans votre agenda. Donc, si vous avez déjà feuilleté votre agenda à la recherche d'informations et que vous ne les avez pas trouvées, cette vidéo est pour vous. Je vais vous donner quatre conseils pour réduire la frustration et trouver rapidement des informations dans votre agenda.

Si vous êtes nouveau ici Bonjour, je m'appelle Tonya et je réalise des vidéos sur la planification fonctionnelle. Si vous vous intéressez à vous sentir organisé et productif, n'hésitez pas à cliquer sur le bouton J'aime et à vous abonner.

Nous avons ici une grande communauté où nous laissons des commentaires sous ces vidéos pour discuter de sujets de planification et pour répondre aux questions des autres. Le classeur que je montre ici s'appelle le Tiffany ; c'est un magnifique classeur en crocodile.

Il a une fermeture à sangle comme vous pouvez le voir ici et il est extrêmement bien construit. Laissez-moi vous montrer cela de près. Les coutures, tout, la qualité est de premier ordre sur ce classeur.

Voici le dos et le dos du classeur. Il y a une pochette ici où vous pouvez glisser des autocollants ou des feuilles de papier dans son beau matériau engraissant à l'intérieur.

Ce classeur a juste la bonne tension pour garder le classeur fermé quand vous le souhaitez et pour l'ouvrir facilement quand vous le souhaitez. Ce classeur offre de nombreuses possibilités d'organisation et l'un des points forts de ce classeur parmi tant d'autres est qu'il est livré avec ce magnifique séparateur de pages de garde qui a le beau matériau croco qui correspond au classeur et aux fentes pour cartes de l'autre côté.

En plus d'une boucle à épingle, ce classeur a une poche zippée ici, il y a un endroit où vous pouvez poser des documents ici et aussi un autre endroit où vous pouvez glisser des documents et à l'arrière du classeur, nous avons une fente ici, une autre fente ici et deux fentes ici. Ce classeur est de taille classique et il a sept anneaux, il s'adaptera donc à l'insert de planificateur Franklin.

Il s'agit d'un classeur Tonya Plans vendu sur Tonyaplans.com. Je mettrai le lien pour vous dans la zone de description sous cette vidéo. Ce classeur est également disponible dans un format compact plus petit, vous pouvez économiser de l'argent avec le code promo de réduction TONYAPLANS10.

CONSEIL 1

Le premier conseil pour ne pas être frustré par votre classeur est de développer un système simple et facile pour savoir où ranger quoi. Je pense que l'un des plus grands défis des agendas papier modernes comme nous est de combiner l'utilisation de la technologie avec les agendas papier.

L’un des problèmes que j’avais était lorsque j’avais des informations sur mon calendrier Microsoft Outlook et que ces informations ne correspondaient pas ou n’étaient pas synchronisées avec les informations que j’avais sur mon agenda papier.

Alors maintenant, ce que je fais, c'est que lorsque je reçois une invitation pour assister à une réunion, je regarde l'invitation avant d'appuyer sur le bouton Accepter, car lorsque vous appuyez sur le bouton Accepter dans Microsoft Outlook, il l'enregistre ensuite dans votre calendrier.

Avant d'appuyer sur ce bouton, je sors mon agenda et j'inscris le rendez-vous. Après avoir inscrit le rendez-vous, j'appuie sur le bouton Accepter et il est ajouté à mon calendrier Outlook.

De cette façon, j'ai le rendez-vous sur mon calendrier Outlook et un rappel et une notification apparaîtront sur mon ordinateur ou mon téléphone. Et j'aurai également un enregistrement de cette réunion dans mon agenda.

Voici donc un exemple d’un petit système simple et facile que j’ai développé pour m’assurer de synchroniser mes calendriers numériques et mes agendas papier.

C'est donc une chose que vous pouvez également faire : réfléchir à vos frustrations concernant votre agenda et vous assurer de mettre en place des systèmes simples et faciles à mettre en place pour aider à réduire ces frustrations.

CONSEIL 2

Mon deuxième conseil pour réduire la frustration dans votre agenda est de récupérer des informations à l'aide de votre index mensuel. Avez-vous déjà feuilleté plusieurs pages de votre agenda à la recherche de quelque chose que vous savez avoir écrit ?

C'est particulièrement frustrant si vous utilisez un agenda quotidien. Vous trouverez ici un exemple d'agenda quotidien. Il s'agit d'une journée sur une page. Il s'agit donc d'une journée entière. Et il s'agit d'une journée entière. Vous avez une liste de tâches quotidiennes prioritaires sur cette page, un calendrier de rendez-vous et une section pour les notes.

Ainsi, lorsque vous avez un agenda quotidien comme celui-ci et que vos notes peuvent être réparties sur plusieurs pages, il est parfois difficile de retrouver les informations que vous avez écrites. Je pense que lorsque vous utilisez un agenda quotidien, il est particulièrement utile d'utiliser un index mensuel.

Un index mensuel est simplement une table des matières pour votre agenda. Ainsi, au fil de vos journées et de vos notes, si vous pensez que vous voudrez les récupérer plus tard, vous allez simplement revenir ici et indiquer la date à laquelle vous avez pris la note, vous indiquerez la date ici et ensuite vous indiquerez les informations.

Ainsi, par exemple, à cette date, j'ai une note concernant un rendez-vous chez le médecin que j'ai eu. Je peux donc simplement me référer à ce jour-là et savoir que j'ai des notes concernant mon rendez-vous chez le médecin à cet endroit.

Cela vous aidera donc à récupérer rapidement des informations et vous évitera de feuilleter un tas de pages d'agenda. Vous pourrez certainement accéder à vos index mensuels et trouver les informations que vous recherchez.

L'index mensuel du planificateur Franklin se trouve au recto de chaque onglet mensuel. Et si possible, vous devriez essayer de le mettre à jour au fur et à mesure. Si vous oubliez, ou si vous êtes pressé, lorsque vous faites votre planification quotidienne ou hebdomadaire, vous pouvez toujours revenir ici et remplir votre index mensuel un peu plus tard.

CONSEIL 3

Le troisième conseil pour récupérer rapidement des informations dans votre agenda afin de réduire la frustration est de récupérer des informations à partir d'enregistrements d'informations ou à partir des sections d'onglets de votre agenda.

Voici donc à quoi ressemblent les dossiers d'information. Il s'agit simplement d'un formulaire dans lequel vous pouvez placer certaines informations en haut de la section d'en-tête, puis écrire toutes les notes relatives à un sujet particulier au même endroit.

Ainsi, par exemple, si vous travaillez sur un projet et que vous savez que vous aurez plusieurs notes relatives à ce projet, vous souhaiterez peut-être utiliser un enregistrement d'informations afin que toutes vos notes soient au même endroit.

Ainsi, lorsque vous utilisez votre dossier d'informations, si vous commencez à écrire des notes sur les pages de votre agenda quotidien, mais que vous avez besoin de plus d'espace pour continuer à les écrire, vous pouvez utiliser le dossier d'informations et simplement insérer une date pour faire référence à l'endroit où se trouvent vos autres notes.

De cette façon, vous n'aurez pas à réécrire les informations que vous avez déjà écrites sur les pages de votre agenda quotidien. Et puis, dans le dossier d'information, toutes les informations liées à un certain sujet se trouvent sur une ou plusieurs pages d'enregistrement d'informations.

Vous pouvez également utiliser des sections à onglets dans votre agenda pour classer les informations. Vous pouvez ainsi prendre toutes vos notes de travail et les placer dans un onglet spécifique de votre agenda. Ainsi, lorsque vous devez vous référer à des notes liées au travail ou à un sujet particulier, vous pouvez simplement accéder à cette section.

Ou peut-être souhaitez-vous vous assurer de conserver toutes vos informations financières et budgétaires au même endroit. Vous pouvez également créer une section d'onglets à cet effet. Cela peut vous permettre de récupérer facilement des informations, car vous saurez que toutes vos informations liées à ce sujet se trouvent dans cette zone d'onglets.

CONSEIL 4

Et une quatrième astuce pour récupérer rapidement des informations dans votre agenda est d'utiliser la méthode des parenthèses. Supposons que vous ayez plusieurs notes sur les pages de votre agenda quotidien. Et qu'elles soient liées à différents sujets, vous devez numéroter ces notes.

Donc, par exemple, s'il s'agit de deux sujets différents, ce sera le numéro un, et je le mettrai entre parenthèses, et ce sera le numéro deux, et je le mettrai entre parenthèses.

Il vous suffit donc de numéroter vos notes quotidiennes sur différents sujets. Ensuite, sur votre index mensuel et entre parenthèses, je peux mettre la note à laquelle elle fait référence, comme si j'avais un 1 et des parenthèses. Et puis, le même jour, je peux mettre à nouveau la date, puis un 2 pour faire référence à la deuxième note.

Ainsi, avec la méthode des parenthèses, vous pouvez référencer plusieurs notes différentes en utilisant des parenthèses pour faire référence aux notes qui sont à la même date.

Voilà donc mes conseils pour récupérer rapidement des informations dans votre agenda. Je voudrais donc vous faire part d'une remarque personnelle concernant un aspect qui me frustre dans mon système de planification et sur lequel je dois faire un meilleur travail. J'ai mon système de planification principal, et parfois les entreprises me contactent et m'envoient un agenda pour que je l'examine.

Donc, avant de le tester sur cette chaîne YouTube, je veux l'essayer. Donc, lorsque j'essaierai cet agenda, je laisserai mon agenda principal passer à ce nouvel agenda, je l'essaierai pendant quelques semaines, puis je reviendrai à mon agenda principal.

Donc, si je fais cela deux ou trois fois, j'ai mes informations dans deux ou trois agendas. Ainsi, lorsque vient le moment pour moi de récupérer des informations, elles sont parfois écrites dans un agenda que je n'utilise que pendant quelques semaines et je consulte alors plusieurs agendas pour récupérer des informations, ce qui est frustrant pour moi.

Donc, l’une des choses que je sais que je dois améliorer, c’est de m’assurer que lorsque j’utilise temporairement un nouvel agenda, je transfère les informations vers mon agenda principal, car c’est vraiment frustrant d’essayer de rechercher des informations dans plusieurs agendas différents.

Avez-vous des conseils pour réduire la frustration liée à votre agenda ? J'adore vous parler d'agendas, n'hésitez pas à laisser un commentaire sous cette vidéo.

N'oubliez pas d'aimer cette vidéo. C'est Tonya qui vous aide à vous sentir mieux organisé pour que cette année soit la meilleure de votre vie.

Prends soin de toi.